L'Export Comptable est l'outil qui vous permet de calculer les Taxes à appliquer à vos produits et services en fonction de leurs "famille comptable", de vos clients et de vos sociétés.
Pourquoi ce réglage en 3 parties ?
Le taux de TVA applicable à un produit / service se détermine sur 3 points :
au niveau du produit/service représentée par les Familles Comptables
au niveau du client (comptes) représenté par les Codes Comptables, par exemple (France, Dom Tom, Export UE...)
par la société émettrice (par exemple, facture émise par votre établissement français ou une filiale étrangère), représenté par les Sociétés
Le module Export Comptable permet de définir quel taux doit s'appliquer pour chaque cas.
L'export Comptable comporte deux volets :
Le premier sert à créer les codes comptables qui seront attribués aux Comptes (ou bien aux Contacts selon que vous fassiez du B2B ou du B2C).
Prérequis pour le réglage de l'export comptable
Avant de vous attaquer au paramétrage de l'export comptable, il est recommandé d'avoir déjà créé les différentes Taxes qui pourront s'appliquer :
à vos produits.
à vos services.
à vos frais de port.
De même, pour pouvoir paramétrer de façon complète l'export comptable, toutes vos sociétés qui éditeront des documents commerciaux doivent être préalablement créées.
Codes comptables / catégories comptables des clients
Les Codes Comptables permettent de renseigner la catégorie comptable des clients sur les Comptes ou les Contacts.
En effet, les TVA à appliquer sur vos produits et services peuvent varier en fonction du lieu de livraison de vos clients. La section « Codes Comptables » de l'Export Comptable vous permet donc de gérer leur création, modification, désactivation …
Vous pouvez consulter la liste de vos Codes Comptables, pour agir sur cette liste il faut cliquer sur le bouton « Modifier » :
Une fois en Modification, La liste des Codes Comptables est de nouveau affichée mais vous pouvez maintenant agir dessus.
La case cochée indique que le Code Comptable est actif, en cliquant sur cette case vous le désactiverez. | La case décochée indique que le Code Comptable est inactif, en cliquant sur cette case vous le réactiverez. |
Vous pouvez renommer un Code Comptable, il suffit juste de modifier son nom.
Il est possible d'ajouter de nouveaux Codes Comptables en cliquant sur le bouton « Ajouter ». Une nouvelle ligne apparaît alors, donnez lui un nom et choisissez s'il doit être actif. Attention, une fois créé un Code Comptable ne pourra pas être supprimé, seulement désactivé ou renommer.
Enfin pour valider les modifications et créations, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Les codes comptables actifs seront disponibles dans la liste déroulante "Code comptable" d'une fiche compte (et d'une fiche contact en commerce B2B).
Familles Comptables des Produits / Services
Les Familles Comptables des Produits sont utilisées sur les Produits. Elles permettent d'appliquer la taxe adéquate et de renseigner par la suite les codes associés au plan comptable.
La section « Familles Comptables des Produits » de l'Export Comptable vous permet donc de gérer leur création, modification, désactivation …
La section « Familles Comptables des Services » en dessous propose les mêmes possibilités.
Vous pouvez consulter la liste de vos Familles Comptables des Produits ou Services.
Pour agir sur cette liste il faut cliquer sur le bouton « Modifier » :
Vous pouvez renommer une Famille Comptable, il suffit juste de modifier son nom.
Il vous est possible d'ajouter de nouvelles Familles Comptables des Produits en cliquant sur le bouton « Ajouter ». Une nouvelle ligne apparaît alors, donnez lui un nom et choisissez si elle doit être active. Attention, une fois créée une Familles Comptables ne pourra pas être supprimée, seulement désactivée.
Enfin pour valider les modifications et créations, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Les familles comptables actives seront disponibles dans la liste déroulante "Famille comptable" d'une fiche produit (et d'une fiche service si utilisée).
Société
Depuis l'écran principal de l'export Comptable, la liste de vos sociétés apparaît.
Cliquez sur le nom d'une société pour configurer les TVA, les codes comptables et autres réglages essentiels pour une gestion commerciale bien réglée.
Paramètres généraux
Dans cette section, vous devrez choisir quel sera le module entre les Comptes et mes Contacts utilisé pour récupérer le Code Comptable.
Le module choisit par défaut est le module « Comptes », vous pouvez le modifier pour le module « Contacts » ou « Les deux ».
Dans le cas ou l'on choisi :
Comptes
Le champ « Nom compte » devient obligatoire sur vos documents commerciaux.
Le code comptable utilisé sera le code comptable renseigné sur le compte associé au document commercial.
Contacts
Le champ « Nom contact » devient obligatoire sur vos documents commerciaux.
Le code comptable utilisé sera le code comptable renseigné sur le contact associé au document commercial.
Les deux (primauté du Compte si renseigné)
Si le champ « Nom contact » est renseigné mais pas le champ « Nom compte », alors le code comptable utilisé sera le code comptable renseigné sur le contact associé au document commercial.
Si le champ « Nom compte » est renseigné, alors le code comptable utilisé sera le code comptable renseigné sur le compte associé au document commercial.
Les champs « Nom compte » et « Nom contact » ne seront plus obligatoire sur vos documents commerciaux, en revanche vous ne pourrez pas saisir de ligne de produit ou service tant qu'au moins un de ces deux champs ne sera pas renseigné.
Dans cette section, vous devrez choisir quelles seront les Taxes appliquées par défaut sur un couple Code Comptable / Famille Comptable lors de la création d'une nouvelle Famille Comptable.
Lors de la création de nouveaux Codes Comptables, il vous faudra obligatoirement renseigner ici quelle devra être la Taxe appliquée par défaut. Ainsi, si vous créez une nouvelle Famille Comptable, celle-ci sera automatiquement pré-remplie avec les valeurs par défaut que vous avez choisies.
Les codes comptables pour lesquels vous n'avez pas renseigné de valeurs par défaut n’apparaîtront pas dans les sections Familles Comptables.
Frais de port
Dans cette section, vous devrez choisir quelles seront les Taxes des Frais d'expédition à appliquer sur vos documents commerciaux en fonction du Code Comptable qui sera observé.
Le Code Comptable observé sur vos documents commerciaux dépend de vos paramètres généraux et de la valeur du champ « Code comptable » du Compte ou Contact lié à votre document commercial.
Famille comptable des produits / services et rapprochement du plan comptable
Dans cette section, vous devrez choisir quelles seront les Taxes - TVA à appliquer sur les lignes de produits / services de vos documents commerciaux en fonction du Code Comptable renseigné.
Le Code Comptable observé sur vos documents commerciaux dépend de vos paramètres généraux et de la valeur du champ « Code comptable » du Compte ou Contact lié à votre document commercial.
Quand l'export comptable est activé (version Success), vous avez la possibilité d'exporter un FEC (fichier des écritures comptables). Dans ce cas là, il est nécessaire de saisir les numéros de comptes nécessaires pour les différentes correspondances entre taux et produits.
Il est nécessaire de saisir les numéros du plan comptable associés à chaque famille comptable. Vous pouvez renseignez :
le Code vente
le Code achat
Le Taux de TVA
le Code TVA Vente
le Code TVA Achat
Rapprochez-vous de votre comptable pour connaître les codes qu'il utilise / souhaite utiliser.
Exemple et analyse d'un document commercial
En guise d'exemple, analysons le Devis ci-dessus.
Nous devons dans un premier temps identifier où sont renseignées les Taxes qui devront être appliquées sur ce Devis. La société assignée à ce Devis est « Initiative Academy » :
Les Taxes à appliquer seront donc renseignées dans
Export Comptable » Société » Initiative Academy :
Il faut ensuite déterminer quel sera le « Code Comptable » utilisé sur ce Devis. Ces informations sont stockées généralement dans le Compte lié au Devis ( dans le Contact lié au Devis sinon). Pour le savoir, il faut se référer à la section :
Export Comptable » Société » Initiative Academy » Paramètres généraux :
Il faut donc vérifier comment est complété le Devis :
Le Compte et le Contact sont renseignés, selon la section « Paramètres généraux » de la « Société » « Initiative Academy » c'est donc le « Code Comptable » du Compte que l'on doit récupérer :
Le « Code Comptable » utilisé sera donc « FRANCE ».
Il faut enfin déterminer pour chaque ligne de produit du Devis quels sont leurs « Familles Comptables » pour savoir quelle Taxe leur appliquer. Ces informations sont stockées sur les Produits :
Le produit utilisé dans le Devis est donc de la « Familles Comptables des Produits » « Matériel », nous pouvons maintenant facilement déterminer la Taxe à appliquer :
La « Société » liée au Devis est « Initiative Academy » :
La « Familles Comptables des Produits » du Produit est « Matériel » :
Le « Code Comptable » utilisé est « FRANCE » :
La « Taxe » à appliquer est donc la Taxe « Normale » :
Le sous-total du produit est ici de 700€, la Taxe s'élève donc à 700*20/100 = 140€ :
Pour terminer, nous devons déterminer la Taxe à appliquer sur les Frais de port. Cette information se trouve dans la section « Taxation des Frais de port » de la « Société » :
La « Société » liée au Devis est « Initiative Academy » :
Le « Code Comptable » utilisé est « FRANCE » :
La « Taxe » à appliquer est donc la Taxe « Exonérée » :
Les Frais d'expédition sont de 140€, la Taxe s'élève donc à 140*0/100 = 0€ :
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[A VENIR]