Créer un nouveau Rapport Détaillé passe par 4 étapes :
Détails
Données
Filtres optionnels
Widgets
Détails
Précisions sur les champs à remplir
Nom | Nommer le rapport pour le retrouver facilement |
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Dossier | Choisir le dossier adapté |
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Module principal | C'est le choix important de cet écran | Bien choisir lors de la création, car cela ne peut être changer en modification. |
Choix des modules liés | Optionnel, sélection des modules liés au module principal | 2 choix maxi |
Description | Optionnel, précisions sur le rapport si le Nom n'est pas assez explicite |
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Disponible uniquement pour les rapports détaillés :
Disponible depuis l’export de listes | Si activé, ce rapport sera disponible en tant que modèle dans les exports depuis les listes |
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Rapport planifié | Si activité, affiche les options d'envois suivantes |
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Rapport planifié
Recevez vos rapports directement par email à une fréquence donnée en choisissant les destinataires.
Fréquence d'envoi | Choisir à quelle fréquence sera envoyé le rapport. |
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Heure d'envoi* | Choisir l'heure à laquelle sera envoyé le rapport. |
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Destinataires* | parmi les utilisateurs du CRM | plusieurs destinataires possibles |
Email supplémentaire | un email supplémentaire externe au CRM | un seul email supplémentaire |
Données
Top (optionnel)
Vide par défaut, vous pouvez dans ce champ définir le nombre maximal d’entrées qui seront retournées lors de la génération du rapport.
Si la valeur est 0 ou non renseignée, aucune limitation ne sera appliquée.
Colonnes
Ce champ permet de choisir les colonnes affichées dans le rapport.
Cliquez dans la case "Ajouter plus de colonnes" et une liste déroulante de toutes les champs disponibles sera proposée.
Par ailleurs pour chaque champ vous trouverez deux flèches, une vers le bas qui vous permet d'utiliser ce champ pour ordonner les fiches de façon croissante et une flèche vers le haut si vous souhaitez les trier de façon décroissante :
Grouper par
Le champ « Grouper par » permet de choisir le(s) champ(s) selon lesquels les données doivent être regroupées. Dans l’exemple ci-contre, les Affaires seront tout d’abord regroupées par utilisateur assigné à la fiche puis par Phase de vente de l’affaire. Pour réaliser ces groupes, choisissez les champs à l’aide des listes déroulantes.
En face de l’outil « Grouper par », on pourra choisir l’ordre de tri des groupes. Par exemple, si l’on choisit de grouper les fiches par date de dernière modification, on pourra classer ces groupes soit dans l’ordre ascendant soit descendant.
Calculs
Si parmi les modules choisis, sont présents des champs de type « Décimal », « Entier », « Pourcentage » ou « monétaire », ceux-ci apparaîtront dans la première colonne sous la forme « Nom du module – Nom du champ » et vous aurez alors la possibilité d’effectuer des calculs sur ces champs. Les calculs à votre disposition sont :
Somme : effectue la somme de toutes les valeurs du champ désiré.
Moyenne : effectue la moyenne du champ désiré.
Valeur la plus basse : parcourt le champ désiré et trouve la valeur la plus basse pour l’afficher.
Valeur la plus haute : parcourt le champ désiré et trouve la valeur la plus haute pour l’afficher.
Ces calculs fonctionnent de pair avec l’affichage (voir paragraphe suivant) et la façon dont les données ont été groupées précédemment.
Affichage
La fonction « Affichage » vous permet de choisir ce qui sera affiché dans le rapport :
Afficher Total : Si vous cochez cette case et si vous avez sélectionné des calculs à l’étape précédente, ceux-ci s’effectueront sur toutes les données retournées par le rapport et un bloc sera affiché en haut du rapport avec les calculs demandés :
Afficher Informations détaillées : Si cette case est cochée, chaque fiche répondant aux critères sera affichée dans le rapport, sinon seuls les calculs seront affichés :
Afficher Sous-totaux : Pour que cette option fonctionne correctement, il faut avoir sélectionné des calculs à l’étape précédente et avoir groupé les données sur au moins un critère. Les calculs s’effectueront alors pour chaque groupe principal (le premier groupe choisi) et un bloc sera affiché en-dessous de chacun de ces groupes avec les calculs demandés :
Exemple de Vue globale du rapport créé avec les 3 options d'affichage activées
Filtres optionnels
Ajouter des filtres optionnels pour affiner les résultats.
Widgets
Disponibilité sur la page d'accueil
Il est possible d'afficher votre Rapport en page d’accueil en activant l’option "Disponibilité sur la page d'accueil" :
De nouveaux champs apparaissent alors :
Ajouter un ou plusieurs filtres dans votre widget en page d'accueil.
En choisissant un champ de type date, vous serez invités :
À choisir la période totale en saisissant la date de début et de fin du filtre.
À choisir la segmentation voulue sur cette période (Semaine, Mois, Trimestre, Semestre, Année).
Une fois affiché, le widget ressemblera alors à cela :
Vous pouvez définir comment doit être partagé le Rapport sur la page d’accueil :
Privé : Vous seul aurez accès à ce Rapport en page d’accueil.
Public : Tous les utilisateurs du CRM pourront accéder à ce Rapport en page d’accueil. Ils ne pourront cependant consulter que les données auxquelles ils ont normalement accès.
Partagé : Un nouveau champ apparaît pour que vous puissiez choisir les collaborateurs qui pourront avoir accès au Rapport en page d’accueil. Il vous est également possible de choisir directement un rôle. La sélection du rôle est pratique car quand on nouveau collaborateur rejoint le CRM avec un rôle, son dashboard est déjà en place.
Si cette option est activée, les personnes à qui vous avez donné accès précédemment auront automatiquement le widget ajouté à leur page d’accueil.
Ajouter à l'onglet Rapports Spécifiques
Pour afficher votre Rapport sur une vue Rapports spécifiques. En choisissant cette option, vous pourrez afficher ce Rapport pour une fiche spécifique.
Exemple : pour un rapport qui liste les affaires gagnées, il est possible d'appeler ce rapport sur un compte spécifique pour connaître les affaires gagnées de ce compte.
Choix des modules concernés
En cliquant dans le champ, les modules en relation avec le module principal du rapport apparaissent. Choisissez le(s) module(s) où ce rapport doit apparaître :
Par exemple si vous créez un Rapport avec comme module principal « Affaires », les modules en relation avec les Affaires sont les comptes, les contacts et les campagnes :
Si vous souhaitez que votre rapport soit disponible sur les comptes, choisissez la valeur appropriée dans la liste. Vous pouvez choisir plusieurs modules pour que le rapport soit affiché dans plusieurs vues Rapports spécifiques.