Les filtres sont une fonction essentielle d’Initiative CRM. S’ils ne peuvent être créés que depuis une vue liste, ils pourront en revanche être utilisés à de nombreux autres endroits.
Sélection d'un filtre
Depuis une liste, les filtres sont accessibles depuis la liste déroulante "Tout" au centre de l'écran.
Chaque filtre proposé dans cette liste est sélectionnable en cliquant dessus.
Actions depuis la liste
Depuis l'icône "Entonnoir", il est possible de :
Créer un nouveau filtre
Modifier un filtre
Dupliquer un filtre
Création d'un filtre
Nom du filtre :
Décrivez la finalité en veillant à ce que son nom soit le plus parlant possible.
Filtre par défaut :
Une fois la case cochée, ce filtre sera utilisé par défaut lors du chargement de la vue liste à la place du filtre « Tout ».
Accès rapide en page d'accueil :
Un lien vers ce filtre ainsi que le nombre de fiches répondant aux conditions de ce filtre seront visibles dans le Widget Accès rapide.
Cocher cette case ouvre également une zone de saisie « Accès rapide : réglages avancés » avec limites inférieures et supérieures en bas de la page de création du filtre.
Partage :
Trois options de partage sont disponibles :
Privé
Tous les utilisateurs
Partagé
L'option "Partagé" permet de choisir avec qui ce filtre est partagé parmi les utilisateurs, mais également les rôles.
En choisissant de partager avec un rôle, tous les utilisateurs d'un rôle bénéficieront de ce filtre, en particulier lors de changement d'utilisateurs (arrivée, départs)
Partage et Accès rapide
Quand un Accès rapide est partagé, il apparaîtra dans le widget "Accès rapide" en page d'accueil des utilisateurs concernés
Colonnes
Choix des colonnes
Le filtre offre la possibilité de pouvoir modifier les colonnes d’affichage en mode Liste. L’utilisateur peut choisir un nombre de colonne illimité.
Une fois des colonnes sélectionnées, il est possible de modifier l'ordre, les retirer ou en ajouter de nouvelles.
Attention toutefois à ne pas afficher trop de colonnes car suivant l'écran que vous utilisez un ascenseur horizontal risque d'apparaître.
Conditions des filtres
Les conditions des filtres représentent les règles de segmentations à partir des différents champs des fiches et modules.
Les conditions des filtres présentés ci-dessous sont valables et utilisables dans plusieurs parties du CRM : Rapports, Automatisations, Objectifs, Dynaforms, PDF Maker...
Cette section est essentielle pour assimiler son fonctionnement et exploiter ses nombreuses possibilités.
Pour commencer vous devez cliquer sur le bouton « + condition ». Cela permet d’ajouter une nouvelle ligne de critères. 3 champs apparaissent alors.
La première de liste déroulante (à gauche) propose les champs du module, y compris les champs personnalisés. Il faudra en choisir un. | La case du milieu propose des opérateurs de comparaison qui s’adaptent en fonction du type de champs choisi précédemment. | La zone de droite permet de saisir le critère à vérifier en fonction des deux premiers champs, soit en saisie libre, soit lorsque vous choisissez de rapprocher un champ de type Liste Déroulante avec une valeur. |
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| Il est également possible suivant l'opérateur choisit que vous n'ayez pas de second opérande à saisir. |
Après avoir ajouter une condition, une icône en forme de poubelle apparaît à droite pour supprimer la ligne.
Le mode Avancé
Les conditions peuvent se retrouver au sein d’une structure plus évoluée : le mode avancé. Dans ce mode, de nouveaux outils sont disponibles, les groupes s’articulent autour des opérateurs logiques « ET » / « OU », offrant de ce fait un très large panel de possibilités de filtrage.
Dans le cas du mode avancé, deux éléments supplémentaires apparaissent donc :
Les opérateurs logiques « ET » / « OU ».
La possibilité de créer des groupes de conditions.
L’utilisation de conditions liées par des opérateurs logiques « ET » / « OU » s’appelle l’algèbre booléenne, qui est simple mais comporte néanmoins quelques subtilités. Les principales sont les suivantes :
Utiliser un opérateur « ET » revient à utiliser une multiplication (x).
Utiliser un opérateur « OU » revient à utiliser une addition (+).
Utiliser un groupe de conditions revient à utiliser des parenthèses
La plupart du temps, on écrira instinctivement les conditions de la bonne façon, mais voici deux exemples contre intuitifs qui montrent que parfois il faut bien prendre le temps de réfléchir :
Exemple 1
Nous souhaitons créer un filtre sur les affaires assignées à Jean-Eudes et dont la Phase de vente soit renseignée avec la valeur Gagnée ou Qualification :
Instinctivement on écrirait cela de la façon suivante, Assigné à Jean-Eudes ET phase Gagnée OU phase Qualification.
Mais cela revient donc à écrire :
(Assigné à Jean-Eudes x phase Gagnée) + phase Qualification
Les résultats retournés seront donc toutes les affaires de Jean-Eudes en phase Gagnée ainsi que toutes les affaires en phase Qualification (qu’elles soient assignées à Jean-Eudes ou non) or ce n’est pas ce que nous souhaitions.
Si maintenant nous écrivons que nous souhaitons les affaires :
Assigné à Jean-Eudes x (phase Gagnée + phase Qualification),
Alors nous aurons bien toutes les affaires de Jean-Eudes ET ces affaires doivent être en phase Gagnée OU Qualification. Pour écrire cela, il faut donc utiliser les groupes de conditions :
Exemple 2
Nous souhaitons créer un filtre sur les Comptes qui ne sont ni assignés à l’administrateur ni à Jean-Eudes :
On a souvent le réflexe d’écrire ces conditions de la façon suivante :
Assigné à (différent de) Administrateur OU Assigné à (différent de) Jean-Eudes
Ce qui est faux car ce filtre … ne filtre rien : toutes les données répondent à ces critères ! En effet, l’opérateur logique OU signifie qu’au moins une condition doit être vraie pour accepter le résultat, de fait :
Si une fiche est assignée à Frédéric, pas de problème, mais si une fiche est assignée à l’administrateur alors :
Assigné à (différent de) Administrateur est faux.
Assigné à (différent de) Jean-Eudes est vrai.
Est-ce qu’au moins une condition est vraie ? Oui, donc la fiche apparaîtra dans la liste de résultat, d’ailleurs toutes les fiches affaires apparaîtrons quel que soit l’assignation car ces conditions sont toujours vraies !
La bonne façon d’écrire le filtre est donc la suivante :