Si le profil est la première "entité" de gestion des droits à créer, il faudra pour l’utiliser, réaliser une combinaison Rôle (droit d'accès aux données), profil(s) (droit d'accès à l'applicatif) pour donner un premier dispositif de droits relativement efficace.
En cliquant sur un rôle et en maintenant le clic enfoncé, vous choisissez un rôle et ses subordonnés, puis en le relâchant sur un autre rôle, vous effectuez le déplacement du premier rôle sous le second. Vous ne pouvez pas déplacer un nœud parent dans un nœud enfant.
En passant la souris sur un rôle, 2 icônes apparaissent vous permettant d’interagir avec celui-ci.
L’icône « Poubelle » permet de supprimer un rôle. Attention, lors de la suppression, vous devrez définir un rôle de remplacement pour les utilisateurs qui sont potentiellement impactés.
Cette icône vous permet de créer un nouveau rôle qui sera placé, d’un point de vue hiérarchique, en dessous de la ligne que vous avez sélectionnée (rapporte à) :
Une fois la position du rôle définie, il reste 3 étapes à finaliser :
En premier lieu, il vous faudra choisir le nom du rôle.
Puis il faut définir la méthode d’assignation des fiches. Si un utilisateur ayant ce rôle a la possibilité d’assigner la fiche, encore faut-il choisir s’il peut l’assigner :
A n’importe quel utilisateur du CRM (Tout le monde)
Uniquement aux utilisateurs ayant un rôle subordonné au sien.
Aux utilisateurs ayant un rôle subordonné au sien et aux utilisateurs ayant le même rôle.
Aux utilisateurs ayant un rôle subordonné au sien et aux utilisateurs ayant un rôle de même niveau.
Profils
Enfin, pour assigner directement les privilèges au rôle, il vous faudra compléter les informations qui apparaissent comme indiqué précédemment dans la partie « Configuration des profils ».
Vous avez la possibilité de l’autoriser à afficher toutes les données.
Il est également possible d’autoriser le profil à tout modifier mais cela est déconseillé. Il est préférable de laisser cette fonctionnalité au seul profil administrateur.
La colonne « modules » permet de désactiver ou d’activer le module en question pour le profil en cours d’édition.
Les 3 colonnes suivantes permettent de modifier les droits pour chaque module :
Si « Afficher » est coché, le profil concerné pourra consulter les données du module concerné. Si la case n’est pas cochée, le profil ne pourra ni voir le module ni Créer/Modifier des fiches dans ce module, ni en supprimer.
Si « Créer/Modifier » est coché pour un module, ce profil aura également le droit d’afficher les fiches en plus de pouvoir les créer et les modifier.
Si « Supprimer » est coché pour un module, ce profil aura également le droit d’afficher, créer et modifier les fiches en plus de pouvoir les supprimer.
La colonne « Privilèges des champs et outils » permet de choisir pour le module concerné en cliquant sur la flèche bleue :
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Quels seront les champs que l’on pourra éditer, afficher en lecture seule ou qui seront cachés à ce profil. | Si le profil aura le droit d’importer des données depuis ce module, d’exporter des données ou de gérer les doublons. |
Bonnes pratiques
Il est recommandé de ne donner les droits de suppression qu’à peu d’utilisateurs.
Faites attention à qui vous donnez les droits d’export de données. Ces permissions permettent de télécharger toutes les données pour le module choisi.
Évitez de cocher les cases « Afficher tout » et « Modifier tout ». Si ces cases sont cochées, les choix effectués par la suite ne seront plus pris en compte.