L'accès à la planification de Teams et de résumé doit être activé par un administrateur du CRM et un administrateur de Office 365
Planifier un Teams
Créer une activité et choisir "Réunion Teams" au lieu de "Rendez-vous"
Choix de l'organisateur
Innovation chez Initiative CRM, vous pouvez planifier un Teams pour le compte d'un autre collègue !
Par défaut, c'est vous l'organisateur.
Mais vous pouvez choisir de désigner un collègue comme organisateur en modifiant le champ "Assigné à"
Résumé avec l'IA
Par défaut, l'option "Générer un compte-rendu avec l'IA" est sélectionnée.
Vous pouvez la décocher au besoin.
Inviter des contacts du CRM
Les contacts du CRM, ainsi que les pistes peuvent être ajoutés an tant que participants.
Vous pouvez également ajouter vos collègues du CRM à se joindre à la visio Teams.
Vos contacts, pistes et collègues recevront une invitation à la réunion Teams à l'adresse email principale renseignée dans leur fiche CRM.
Envoi des invitations
Quand la réunion est sauvegardée, elle est immédiatement synchronisée avec le calendrier Teams de l'organisateur et les invitations sont envoyées au participants.
Votre réunion Teams apparaît dans le calendrier Teams et Outlook. Vous recevrez par email les notifications d'acceptation ou refus.
Avant la réunion Teams
Initiative CRM propose des raccourcis pour :
"Rejoindre" la réunion "Teams" : en cliquant, un autre onglet du navigateur s'ouvre dans Teams pour lancer la réunion
"Copier le lien de la réunion Teams" pour le partager par email ou messagerie
Au début de la réunion Teams
Si le compte-rendu par l'IA a été activé à la création, l'enregistrement de la réunion Teams est lancé automatiquement.
Pensez à prévenir les participants que la réunion va être enregistrée.
Réunion Teams en français
Dans l'interface de Teams, vous avez à changer la langue de l'anglais au français.
Choisissez "Autres" puis "Enregistrer et transcrire" et ensuite "Afficher la transcription".
La transcription apparaît, choisir ensuite l'icone de réglages de langue.
Sélectionnez "Français".
Puis confirmer la mise à jour.
La transcription est maintenant réglée en français, tout est en place et votre réunion peut se dérouler.
Après la réunion Teams
Quelques instants après la fin de la réunion (entre 30 secondes et 1 minute selon la durée de la réunion), un résumé est directement renseigné dans le compte-rendu de la réunion Teams.
Depuis le CRM, vous être prévenu via cette alerte quand le compte-rendu est disponible.
A propos du résumé des Réunions Teams
Initiative CRM utilise la transcription de la réunion Teams fournie par Microsoft. Cette transcription au format texte est ensuite transmise à OpenAI pour réaliser le résumé et les prochaines étapes attendues.