L'import est accessible depuis la liste des fiches.
Le bouton "Importer" est accessible en haut à droite au dessus de la liste.
Guide d'import de données
1. Choix du fichier
Choisissez le fichier à importer en cliquant sur le bouton « Choisir Fichier ». Une interface s’ouvre alors et vous invite à parcourir votre ordinateur pour trouver le fichier contenant vos données à importer. Vous pouvez choisir parmi deux types de fichiers :
Les fichiers .VCF (Virtual Card Format)
Encodage des caractères
A cette étape, vous devrez préciser comment est encodé votre fichier :
UTF-8 (Standard Unicode).
ISO-8859-1 (Aussi appelé Latin-1).
Délimiteur
Saisir le délimiteur (appelé aussi séparateur) du fichier :
Virgule : à l’origine, les fichiers CSV utilisent la virgule pour séparer les données mais elle est peu utilisée en France car le séparateur décimal est la virgule, contrairement aux pays anglo-saxons qui utilisent le point.
Point-virgule : Ce séparateur est plus commun en France car il n’est pas utilisé en notation décimale.
Ligne d’entêtes
Cochez cette case si votre fichier contient une ligne d’entêtes. Si cette case est cochée, la première ligne de votre fichier ne sera pas considérée comme des données et ne sera donc pas importée.
Conseil
Il est recommandé d’utiliser une ligne d’entête lors de l’importation de vos fichiers. Cela vous facilitera l’étape suivante « Mapping des colonnes des champs du module »
Mise à jour de fiches existantes dans le CRM
Deux scénarios sont possibles pour cette fonctionnalité :
Les données que vous voulez importer sont nouvelles et n’existent pas encore dans le CRM, dans ce cas, ne cochez pas la case et passez directement à l’étape suivante.
Les données à importer concernent des fiches déjà existantes ou bien vous avez un doute sur ce point, dans ce cas cochez la case et renseignez les deux informations suivantes :
Ignorer :
Dans le cas où vous essayez d’importer une donnée existant déjà dans le CRM, cette option ignore l’importation de la ligne en cours et passe directement à la suivante. Les données initialement présentes dans votre CRM ne seront donc pas altérées.
Ecraser :
Si une donnée existe déjà dans le CRM, toutes les données (champs) existantes dans cette fiche seront remplacées par les données de votre import.
Fusionner :
Si une donnée existe déjà dans le CRM, seules les données (champs) de votre fichier seront mises à jour dans la fiche, sans toucher aux autres données de votre fiche. Cette option est parfaite pour faire une mise à jour de fiches.
Par exemple : si dans ma fiche « Contact », j’ai les champs nom, prénom, téléphone et email en important un fichier avec nom, prénom et téléphone, les emails renseignés dans mes fiches déjà existantes ne seront pas altérés.
Choisir les champs pour retrouver une fiche existante depuis le fichier csv
Cette dernière étape vous permet de choisir comment identifier une fiche qui existerait déjà dans le CRM afin de mener à bien l’action choisie précédemment. Certains champs sont plus indiqués que d’autres pour être sûr qu’une fiche existe déjà :
Pour les comptes, il existe une donnée parfaite car cette donnée est unique pour chaque établissement : le SIRET.
Pour les contacts on aura tendance à privilégier l’adresse email.
Vous pouvez par ailleurs choisir une combinaison de champs.
Par exemple pour les contacts la combinaison des champs nom et prénom.
Mapping des colonnes des champs du module
Champs du CRM
La deuxième étape consiste donc à mettre en relation votre fichier avec les champs existant au sein du CRM. Pour vous aider, les deux premières colonnes sont « Entêtes » et « Colonne 1 » :
« Entêtes » est présent si vous avez coché la case ligne d’entêtes à l’étape précédente et vous affichera donc le nom des colonnes de votre fichier.
« Colonne 1 » vous affiche la première ligne de données de votre fichier
Pour chaque ligne présente sur cet écran vous devez donc choisir quel champ votre donnée doit alimenter. Si les entêtes de votre fichier correspondent exactement à un nom de champ dans votre CRM alors la colonne « Champs du CRM » se complètera automatiquement. Sinon, utilisez les listes déroulantes à votre disposition pour faire votre choix.
Valeur par défaut
Si jamais votre fichier contient des données manquantes, il vous est possible de définir une valeur par défaut qui viendra combler le manque de donnée. Pour cela, indiquez cette valeur dans la colonne « Valeur par défaut ». Si vous ne remplissez pas cette colonne, alors aucune valeur ne viendra remplir le champ correspondant.
Sauver ce mapping
Il vous est possible d’enregistrer le mapping que vous venez de réaliser. Cela est particulièrement utile si ce type de fichier d’import sera à intégrer de façon récurrente.
Par exemple si vous importez régulièrement des données auprès d’un fournisseur ou si vous possédez une application tierce qui peut vous générer des données et dont vous souhaitez stocker les informations dans le CRM.
Pour sauvegarder le mapping, cochez la case « Sauver ce mapping » et donnez-lui un nom. Le mapping sera alors enregistré dès que vous cliquerez sur le bouton « Import ».
Choisir un mapping existant
Les mappings enregistrés sont ensuite disponibles dans la liste déroulante située en haut à droite de cette fenêtre. Une fois dans la page « Mapping des colonnes des champs du module », sélectionnez le mapping souhaité et la colonne « Champs du CRM » se remplira comme vous l’aviez préalablement enregistrée.
Résultats de l'import
Une fois les deux premières étapes passées, vous pourrez consulter le compte rendu de l’import :
Plusieurs options s’offrent alors à vous pour la suite :
« Terminer » vous redirige vers la vue liste du module sur lequel vous venez de faire votre import.
« Importer plus d’éléments » vous ramène au premier écran d’import « Choix du fichier ».
« Derniers enregistrements importés » ouvre une fenêtre pour vérifier que l’import correspond bien à ce que vous attendiez.
Si l’import ne correspond pas au résultat attendu, vous pouvez annuler l’import en cliquant sur le bouton « Annuler le dernier import » :
Préparer le fichier csv à importer
Pour réaliser un import de données dans Initiative, il faut fournir celles-ci sous un format bien spécifique : les fichiers CSV (Comma-separated values : valeurs séparées par des virgules).
S’il est possible dans excel de choisir parmi un vaste choix de délimiteurs, dans Initiative il est uniquement possible de séparer les données avec des virgules « , » ou des points-virgules « ; ». Lorsque vous souhaitez réaliser un import de données dans Initiative, veillez donc à bien utiliser l’un de ces deux séparateurs dans votre fichier CSV :
Chaque type de donnée possède un format approprié pour l’import et certains types de champ possèdent des fonctionnalités que d’autres champs ne possèdent pas :
Il existe aussi deux autres types de champs qu'il est possible de renseigner grâce à un import de données :
◉ Civilité
◉ Champs de liaison
La Civilité peut être renseignée sur des fiches « Pistes » ou « Contacts », deux valeurs sont possibles :
CSV | CRM |
Ms. | Mme |
Mr. | M |
Il est parfois possible sur certaines fiches de renseigner une liaison vers une autre fiche grâce aux « champs relatifs ». Pour effectuer cette liaison lors d'un import, deux cas de figure se présentent :
Le champ relatif ne pointe que vers un type de modules :
Il suffit de renseigner Le Nom de la fiche vers laquelle on souhaite effectuer la liaison, par exemple pour lier une fiche vers :
Un Compte, utilisez le champ « Nom compte » du Compte.
Un Contact, utilisez le champ « Nom » du Contact.
Une Piste, utilisez le champ « Nom » de la Piste.
Une Affaire, utilisez le champ « Nom affaire » de l'Affaire.
Le champ relatif peut pointer vers plusieurs types de modules :
Le fonctionnement reste le même mais il faut ajouter en préfixe le nom du module ciblé suivit de la chaîne « :::: » par exemple :
Accounts::::Société X
Contacts::::Nom de Famille
Sur la grande majorité des modules du CRM doit être renseigné le champ « assigné à ». Il faudra indiquer dans ce champ l'utilisateur du CRM qui est le « propriétaire » de la fiche, pour cela, renseignez l'email de l'utilisateur du CRM.
Attention
Si l'objet que l'on est en train de créer pointe vers une fiche qui n'existe pas encore, cette dernière sera créée afin que la liaison soit effective. Ainsi, si vous voulez importer des comptes et des contacts dans le CRM et que certains de ces contacts sont liés à certains de ces comptes, importez dans un premier temps le fichier des comptes. Si vous choisissiez d'importer d’abord les contacts, certains comptes seront alors créés.
Par ailleurs, lors d'une demande de liaison vers une fiche existante, celle-ci se fait par le nom. S'il advient que deux fiches portent le même nom, l'outil d'import fera la liaison avec la première fiche rencontrée ayant ce nom.