Facturation récurrente
Les Commandes Client servent à programmer la génération des factures récurrentes automatiquement.
Lors de la création d'une commande client, le bloc d'informations "Information Facturation Récurrente" permet de programmer les factures.
Voici les étapes :
Cocher "Activer la récurrence"
Renseigner la fréquence parmi les valeurs : Quotidienne, Hebdomadaire , Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle
Renseigner l'échéance parmi les options proposées
Choisir le statut de la facture quand la facture sera créée :
Brouillon (finalisation manuelle)
Finalisée - En attente
Finalisée - Payé
Début : Date de la première création de facture : à renseigner pour la création de la première facture. Après la création de la première facture, ce champ est non modifiable
Dernière facture émise : Cette date non modifiable est renseignée automatiquement
Prochaine facture récurrente : champ mis à jour automatiquement après chaque création automatique de facture. ce champ est modifiable (quand une première facture a été générée) si nécessaire.
Fin : champ optionnel, permet de définir la date de dernière facture avant l'arrêt d'un abonnement.
La création de factures récurrentes est réalisée chaque nuit à 03h00
Génération de Factures depuis la vue liste
Depuis la « vue liste » des Commandes Client, il existe une fonction « Générer Factures ». Celle-ci est accessible grâce au bouton « Actions ».
Pour utiliser cette fonction, dans un premier temps sélectionnez les Commandes Client pour lesquelles vous souhaitez générer des « Factures » grâce aux cases à cocher, puis choisissez la fonction « Générer Facture » :
Une fenêtre « Générer Factures » s'ouvre avec plusieurs options :
« Un fichier par compte client » :
Si la case n'est pas cochée :
Chaque Commande Client générera une Facture.
La seconde option ne sera pas accessible.
Si la case est cochée :
Si des Commandes Client concernent un même Compte, ces Commandes seront groupées ensemble pour ne générer qu'une seule Facture.
La seconde option « Grouper les mêmes produits/services sur une ligne » sera accessible :
Si la case est cochée :
Les lignes de Produits/Services concernant les même Produits ou Services seront additionnées ensemble pour ne former qu'une ligne.
Si la case n'est pas cochée :
Les lignes de Produits/Services ne seront donc pas groupées.
Génération de Commande fournisseur depuis la vue liste
Depuis la « vue liste » des Commandes Client, il existe une fonction « Générer Commande fournisseur ». Celle-ci est accessible grâce au bouton « Actions ».
Pour utiliser cette fonction, dans un premier temps sélectionnez les Commandes Client pour lesquelles vous souhaitez générer des « Commande fournisseur » grâce aux cases à cocher, puis choisissez la fonction « Générer Commande fournisseur » :
En utilisant cette possibilité, une seule commande fournisseur regroupera les produits pour chaque fournisseur présents dans les lignes de produits des commandes clients.
Le fournisseur d'un produit est renseigné dans la fiche produit.
L' option « Grouper les mêmes produits/services sur une ligne » permet :
Si la case est cochée :
Les lignes de Produits concernant les même Produits seront additionnées ensemble pour ne former qu'une ligne.
Si la case n'est pas cochée :
Les lignes de Produits ne seront donc pas groupées.