Tout savoir sur la Signature électronique
Création d'un devis
Pour créer un devis, utilisez le bouton « + Devis » depuis :
la liste des devis
une fiche affaire
une fiche compte
ou une fiche contact
Actions à partir d'un devis
Créer une facture depuis un devis
Créer une commande client depuis un devis
Créer une tâche
Ajouter des produits optionnels
Ajouter des documents
Consulter le parc matériel
Dupliquer un devis
Les devis en ligne
Initiative CRM offre la possibilité à vos clients de consulter en ligne les devis que vous leur proposez.
Vous êtes informé-e quand un contact consulte le devis ou le télécharge.
Envoyer par email
Le devis finalisé, le bouton "Envoyer par email" permet de choisir le modèle d'email et d'afficher l'écran d'envoi de l'email.
Un modèle d'email pré-défini est affiché, un lien "Accéder au document" est désormais inclus dans l'email.
Ce lien permet au contact d'accéder à son devis via une page internet en ligne.
Le devis au format PDF peut être rajouté en tant que pièce jointe au mail en cliquant sur "JOINDRE LE DEVIS EN PDF".
Relancer par email
Après un premier envoi par email, le bouton "Envoyer par email" devient "Relancer par email".
Un modèle d'email de relance est affiché dans l'écran d'envoi d'email. ce modèle est différent du premier modèle.
Une fois le mail reçu, le contact peut accéder au devis via le lien "Accéder au document".
Le devis est affiché dans un navigateur internet.
Le contact a la possibilité de :
télécharger le devis au format PDF avec le bouton "Télécharger PDF"
envoyer un retour au contact commercial. Une invitation à envoyer un mail s'ouvre pour permettre la saisie des remarques.
Côté CRM, chaque consultation du devis en ligne et chaque téléchargement sont conservés dans l'historique de chaque devis.
Depuis la liste des devis, le nombre de consultations (vu) en ligne est disponible.
De plus, pour chaque devis, l'historique des consultations et téléchargements est disponible avec la date et l'heure de chaque action.
Notifications :
Des notifications par email ou par SMS peuvent être activées pour chaque nouvelle action (consultation ou téléchargement).
Ces notifications sont envoyées au commercial en charge du devis (champ "assigné à").
Chaque commercial peut modifier ses préférences utilisateurs pour activer ou non les notifications :
Quand devis en ligne vu
Quand devis en ligne téléchargé
Modèle d'emails
Les modèles d'email d'envoi et de relance des devis sont modifiables depuis le menu "Modèle d'emails".
Attention en modifiant les modèles de ne pas modifier les liens vers le devis en ligne
Signature électronique
La signature électronique est permet à vos clients de valider électroniquement les devis envoyés.
Tout d'abord, L'option Signature électronique doit être activé en Configuration
Une fois activée en Configuration, voici comment l'utiliser.
Depuis votre devis créé, vous pouvez envoyer votre devis depuis le bouton "Envoyer par email".
Puis l'option "Demander une signature électronique" est active par défaut.
Si un contact est sélectionné dans le devis, il sera le destinataire par défaut.
Un autre destinataire peut être sélectionné parmi les contacts existants du Compte du devis.
Le destinataire du mail recevra le lien vers le devis et la possibilité de signer en ligne.
Acceptation du devis signé électroniquement
Une fois le devis signé électroniquement, le devis est mis à jour automatiquement avec le statut "Accepté". L'utilisateur assigné au devis reçoit un email de confirmation de signature.
Sur le détail du devis, un bandeau est disponible avec :
le détail du signataire
la date de signature
la possibilité de télécharger les preuves de signatures
